Digitale Personalakte leicht gemacht mit ECM-System
Eine neue Art des Personalmanagements
„Unsere HR-Prozesse? Die sind historisch gewachsen.“ – In vielen Unternehmen ist das der gängige Vorwand, um alles beim Alten zu belassen: jede Menge Papier und Schreibarbeit, langsame Vorgänge, gleichzeitig aber auch Überlastung und Stress. Wer aber den heutigen Anforderungen gewachsen sein will, braucht ein effizientes und flexibles Personalwesen. Ein wichtiger Schritt dorthin ist die digitale Personalakte.
Arbeitsverträge, Elternzeitnachweise, Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Rentenbescheide oder Zeitnachweise: Was bisher unzählige Ordner in tonnenschweren Aktenschränken füllte, lässt sich dank digitaler Personalakte ganz leicht bearbeiten, ablegen, wiederfinden und rechtssicher archivieren. So haben neben der stundenlangen Suche nach einem bestimmten Beleg auch viele manuelle Prozesse ein Ende. Denn viele Alltagsprozesse im Personalmanagement lassen sich ohne großen Aufwand automatisieren, wenn die Personalakten erst einmal digitalisiert sind.
Ein modernes
Enterprise Content Management System (ECM-System) verändert grundlegend die Art und Weise, wie wir mit Mitarbeiterdokumenten umgehen: Effizientere Prozesse, gesteigerte Sicherheit und jederzeit zugängliche Informationen führen zu mehr Überblick, Flexibilität und Prozessqualität. Damit nicht mehr die Aktenberge, sondern die Erfolge historisch wachsen.
Ihre Vorteile durch die digitale Personalakte
Schneller, einfacher, sicherer: Die Einführung der digitalen Personalakte kann einen großen Umbruch in der Arbeitsweise der HR-Abteilung bedeuten. Denn die digitale Personalakte ist so viel mehr als nur ein elektronisches Ablagesystem wodurch sich viele Vorteile nicht nur für die Mitarbeitenden in der Personalabteilung ergeben:
So organisieren Sie die digitale Personalakte mit einem ECM-System
Ein ECM-System ist das Rückgrat des digitalisierten Unternehmens: Es bündelt Dokumente und Daten sicher an einem zentralen Speicherort, sorgt für den sicheren Zugriff, erleichtert das gemeinsame Bearbeiten und stellt kontextbezogene Informationen zur Verfügung. Deshalb ist es die perfekte Grundlage für digitale Personalakten. Folgende Funktionen stehen intuitiv zur Verfügung:
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Eine digitale Personalakte ist eine elektronische Sammlung aller personalrelevanten Dokumente. Dazu gehören unter anderem Arbeitsverträge, Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträge.
Die Vorteile einer digitalen Personalakte liegen vor allem in Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung, Sicherheit, Komfort und Mitarbeiterzufriedenheit.
Zu den Funktionen einer digitalen Personalakte gehören die zentrale und revisionssichere Ablage von Dokumenten, das automatische Workflow-Management und die Volltext-Suchfunktion. Auch Versionierung, Berechtigungen und Schnittstellen zu anderen HR-Systemen sind wichtige Funktionen.
Mit modernen ECM-Systemen sind digitale Personalakten sehr sicher. Neben starker Verschlüsselung und regelmäßigen Sicherheitsupdates sorgen rollenbasierte Berechtigungen, vor unbefugten Zugriffen.
Ja, die meisten ECM-Systeme bieten (softwarebasierte) Funktionen zum Scannen und Importieren bestehender Dokumente - inklusive Texterkennung mit Optical Character Recognition" (deutsch: optische Zeichenerkennung).
Das ECM-System erlaubt die Einrichtung von Workflows für eine Vielzahl von Prozessen – darunter Freigaben, Urlaubsanträge oder Onboarding. Wer möchte, kann auch komplexe Personalprozesse als Workflow abbilden und dabei über Schnittstellen andere Software einbinden.
Für hochspezialisierte HR-Aufgaben wie die Lohnabrechnung auf Knopfdruck gibt es spezialisierte Software wie die Cloud-Lösung
Loga HR. Hier ist die digitale Personalakte bereits integriert.
Mehr Effizienz
Mehr Flexibilität
Mehr Transparenz
Mehr Intelligenz
Mehr Sicherheit
Mehr Compliance
Das ECM-System bündelt alle personalrelevanten Dokumente in Form von digitalen Personalakten an einem zentralen Speicherort. Das kann ein sicheres Rechenzentrum in der Cloud oder ein selbst betriebener Server sein. Die revisionssichere Archivierung ist dabei sichergestellt.
Automatische Workflows:
Mit einem ECM-System lassen sich personalbezogene Routine-Aufgaben wie Onboarding, Urlaubsanträge oder Freigaben automatisieren. Mit individuell konfigurierten Workflows laufen Prozesse wie von selbst und involvieren dabei alle relevanten Mitarbeitenden.
Effektiver Datenschutz:
Hochsensible Personaldaten werden durch rollen-, gruppen- und personenbasierte Zugriffskonzepte geschützt. Personalakten und Teilbereiche können mit Berechtigungen oder speziellen Verschlüsselungsmechanismen abgesichert werden. Nur berechtigte Personen können sensible Daten einsehen. Alle Zugriffe und Änderungen werden automatisch protokolliert und sind auch nach Jahren nachvollziehbar. Die digitale Personalakte unterstützt Sie dabei, alle gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
Komfortable Suchfunktion:
Digitale Personalakten auf ECM-Basis erlauben die Volltextsuche in allen Dokumenten. Das heißt: Zu einem bestimmten Stichwort lassen sich sofort alle relevanten E-Mails, Notizen, Daten und Dateien anzeigen. Manuelles Durchsuchen von Akten und Verzeichnissen ist damit überflüssig.
Sichere Versionierung:
In herkömmlichen Ablagesystemen ist nicht nachvollziehbar, wer wann an welcher Datei arbeitet – und welche Version aktuell ist. Ein ECM-System ermöglicht das zeitgleiche Bearbeiten, vermeidet Dubletten, dokumentiert Änderungen und archiviert ältere Versionen.
Konfigurierbares Dashboard:
Über ein frei konfigurierbares Dashboard erhalten Sie eine Übersicht aller Personalakten und ihres jeweiligen Status. Alle Informationen lassen sich individuell aufbereiten, verdichten und vereinfachen somit den Datenzugriff. Visualisieren Sie zudem Zusammenhänge in der Organisationsstruktur mittels einer Organigramm-Funktion und behalten Sie mit anpassbaren Checklisten alle Aktivitäten im Blick.
Definierte Berechtigungen:
Jederzeit und überall Zugriff zu haben ist nur dann möglich, wenn die Sicherheit an erster Stelle steht. Die digitale Personalakte auf ECM-Basis bringt ein rollenbasiertes Berechtigungssystem mit. So lässt sich steuern, welche Personen welche Dokumente anzeigen und bearbeiten dürfen.
Vielfältige Schnittstellen:
ECM-Systeme lassen sich per Schnittstelle in die IT-Landschaft integrieren – etwa in Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Outlook oder Excel, aber auch in HR-Systeme für Zeiterfassung und Lohnabrechnung. Relevante Daten stehen damit in jeder Anwendung zur Verfügung.
